Firmenwissen sichern, bevor es mit Menschen geht.
Wie wird der Auftrag für Kunde X abgerechnet? Wo liegt das Passwort für den Router? Warum haben wir uns damals für diesen Lieferanten entschieden? In kleinen Betrieben steckt dieses Wissen in wenigen Köpfen. Ich richte dir eine einfache Wissensablage ein, die KI dir mit pflegt und aus der sie dir Fragen beantwortet.
Kurz gesagt: Abläufe, Entscheidungen, Zugänge und der aktuelle Stand laufender Aufträge kommen in eine klare Ablage mit festen Vorlagen. KI hilft beim Füllen, findet Veraltetes und beantwortet Fragen daraus. Wenn jemand krank ist, kündigt oder der Betrieb übergeben wird, geht das Wissen nicht mit.
Was in die Ablage gehört
- Abläufe: wie ein Angebot entsteht, wie ein Auftrag abgerechnet wird, was beim Monatsabschluss zu tun ist.
- Entscheidungen: was entschieden wurde, wann und warum, damit niemand dieselbe Frage dreimal klärt.
- Stand und Übergaben: was gerade läuft, was als Nächstes kommt, kurz genug, dass es jemand im Urlaub übernehmen kann.
- Technik und Zugänge: welche Geräte, Konten und Verträge es gibt, wer zuständig ist. Passwörter selbst gehören in einen Passwortmanager, nicht in die Ablage.
Wobei die KI hilft
- Aus Notizen, E-Mails oder Sprachnachrichten einen sauberen Eintrag nach Vorlage machen.
- Fragen beantworten wie „Wie rechnen wir Notdienste ab?“, mit Verweis auf den Eintrag.
- Doppeltes und Veraltetes finden, damit die Ablage nicht verwildert.
- Neue Mitarbeitende einarbeiten: Was muss ich in der ersten Woche wissen?
Die Ablage liegt bei dir, zum Beispiel als einfache Textdateien in deinem eigenen Speicher, in OneNote oder SharePoint. Du bist nicht an mich oder ein Werkzeug gebunden.
Wie ich das selbst mache
Ich führe zwei eigene Betriebe und ein Softwareprojekt mit genau so einer Ablage. Für jedes Projekt gibt es feste Dateien für den aktuellen Stand, die nächsten Schritte und die getroffenen Entscheidungen. KI-Agenten schreiben nach jeder Arbeitssitzung eine kurze Übergabe hinein, neue Informationen werden einsortiert, Veraltetes ersetzt statt daneben gestellt. So kann jede neue Sitzung, ob Mensch oder KI, in wenigen Minuten weitermachen.
Für wen das passt
Für Betriebe, in denen das Wissen bei der Chefin, dem Chef oder einer langjährigen Kraft liegt, für Betriebe vor einer Übergabe oder Nachfolge und für alle, die neue Leute schneller einarbeiten wollen.
Kostenloses Erstgespräch, unverbindlich. Erzähl mir, welches Wissen bei dir am meisten an einer Person hängt.
Firmenwissen besprechenHäufige Fragen
Ist das nicht viel Aufwand für einen kleinen Betrieb?
Der Anfang kostet ein paar Stunden, danach wenige Minuten pro Woche. Wir starten mit dem Wissen, das am meisten wehtut, wenn es fehlt, nicht mit einem perfekten Handbuch.
Sieht die KI dabei vertrauliche Daten?
Nur, was wir vorher freigeben. Kundendaten und Passwörter bleiben draußen, und wir nutzen Tarife, bei denen eure Inhalte nicht zum Training verwendet werden.
Welche Software brauche ich?
Keine neue. Die Ablage funktioniert mit dem, was du hast, zum Beispiel Microsoft 365, einem gemeinsamen Ordner oder einem NAS. Die KI kommt über ein Werkzeug dazu, das zu deinem Betrieb passt.
Was kostet das?
Die Einrichtung rechne ich nach Aufwand mit 80 € pro Stunde ab, du bekommst vorher eine Einschätzung. Meist reichen für den Start wenige Stunden.